Accordo di contitolarità ai sensi dell’art. 26 del Regolamento UE 2016/679
tra
FISDE – Fondo Integrativo Sanitario per i Dipendenti del Gruppo ENEL (di seguito anche FISDE), con sede in Roma via Nizza n. 152, in persona della Presidente e legale rappresentante pro tempore Dott.ssa Francesca Valente
e
ARCA – Associazione Nazionale Ricreativa, Culturale e Sportiva dipendenti Gruppo ENEL (di seguito anche ARCA), con sede in Roma via di Villa Patrizi n.2/b, in persona del Presidente e legale rappresentante pro tempore Mauro Cesi
Premessa
- il Regolamento (UE) 2016 /679 (di seguito GDPR), prevede che, qualora due o più Titolari del trattamento determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento assumono il ruolo di “Contitolari” del trattamento (art. 26);
- Il Gruppo Articolo 29[1], nel parere 1/2010, ha specificato come possa esservi contitolarità del trattamento anche qualora una pluralità di soggetti perseguano finalità di trattamento distinte ma decidano di creare una infrastruttura comune per perseguire dette finalità, condividendo le scelte in merito ai mezzi da utilizzare;
- Il Regolamento Elettorale di FISDE, all’art. 3, prevede che, qualora le elezioni degli Organi Sociali del medesimo cadano nello stesso anno in cui si tengono le elezioni degli Organi Sociali di ARCA, tali elezioni vengano svolte congiuntamente a quelle per il rinnovo degli Organi Sociali dell’associazione ARCA; in tal caso si applicano le norme del Regolamento Elettorale ARCA con particolare riguardo agli Organismi, agli adempimenti elettorali ed ai termini ivi previsti.
- Gli Organismi elettorali costituiscono una piattaforma comune attraverso cui le Parti perseguono le rispettive finalità di trattamento dei dati dei Soci, determinandosi, in tal modo, la Contitolarità delle Associazioni in relazione alle complessive operazioni di trattamento riguardanti l’elezione dei rispettivi Organi Sociali;
- il GDPR prevede l’obbligo per i Contitolari di determinare: «in modo trasparente, mediante un accordo interno, le rispettive responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi derivanti dal presente regolamento, con particolare riguardo all’esercizio dei diritti dell’interessato, e le rispettive funzioni di comunicazione delle informazioni di cui agli art. 13 e 14» (art. 26, paragrafo 1);
- il presente Accordo di contitolarità (di seguito Accordo) riflette adeguatamente i rispettivi ruoli e responsabilità del FISDE e dell’ARCA, nonché i rapporti dei Contitolari con gli Interessati, ai quali, dovrà essere messo a disposizione il presente Accordo (art. 26, paragrafo 2) che non ne pregiudica in alcun modo i diritti (art. 26, paragrafo 3).
Tutto ciò premesso, si conviene e stipula quanto di seguito.
I. Oggetto
Oggetto delle presenti condizioni contrattuali è definire adeguatamente i rispettivi ruoli e la ripartizione delle responsabilità tra il FISDE e ARCA (di seguito Parti), in ordine ai trattamenti di dati personali dei propri rispettivi soci connessi alle operazioni elettorali inerenti all’elezione degli Organi Sociali di entrambe le Associazioni.
Nell’ambito delle relazioni definite dal presente Accordo, le Parti si impegnano a rispettare la disciplina contenuta nel Regolamento UE 2016/679 (di seguito GDPR), concernente i trattamenti dei dati personali sopra indicati, in particolare:
a) la trasmissione da parte di FISDE e di ARCA delle liste dei candidati inviate dagli aventi diritto alla presentazione delle medesime al Comitato Elettorale Centrale di cui al Regolamento elettorale;
b) la trasmissione da parte di FISDE e di ARCA delle liste degli elettori ai Comitati Elettorali Territoriali di cui al Regolamento elettorale;
c) lo svolgimento da parte del Comitato Elettorale Centrale, dei Comitati Elettorali Territoriali e dei Seggi elettorali (composti da un Presidente e un numero variabile di scrutatori) di tutte le attività di trattamento previste dall’art. 3.2, 3.4. 3.5, 3.7, 3.8, 3.10, 3.11, 3.13, 3.14 del Regolamento Elettorale ARCA, con riferimento ai dati dei Soci ARCA che siano o non siano anche soci FISDE;
d) lo svolgimento da parte del Comitato Elettorale Centrale, dei Comitati Elettorali Territoriali e dei Seggi elettorali (composti da un Presidente ed un numero variabile di scrutatori) di tutte le attività di trattamento previste dagli artt. 4, 5, e 6 del Regolamento Elettorale FISDE, con riferimento ai dati dei Soci FISDE che siano o non siano anche soci ARCA.
II. Descrizione di modalità e mezzi del trattamento da parte di FISDE
Per l’esecuzione dei trattamenti indicati al precedente paragrafo I, lettere a) e b), il FISDE, valutata congiuntamente con ARCA l’opportunità, ai sensi dei rispettivi Regolamenti Elettorali, di avvalersi del Comitato Elettorale Centrale e dei Comitati Elettorali Territoriali ritenute una comune struttura di trattamento, trasmetterà l’elenco dei candidati FISDE al Comitato Elettorale Centrale in formato cartaceo e l’elenco dei soci FISDE aventi diritto al voto ai Comitati Elettorali Territoriali con modalità telematiche.
III. Descrizione di modalità e di mezzi del trattamento da parte di ARCA
Per l’esecuzione dei trattamenti indicati al precedente paragrafo I, lettere a) e b), ARCA, valutata congiuntamente con FISDE l’opportunità, ai sensi dei rispettivi Regolamenti Elettorali, di avvalersi del Comitato Elettorale Centrale e dei Comitati Elettorali Territoriali ritenute una comune struttura di trattamento, trasmetterà l’elenco dei candidati ARCA al Comitato Elettorale Centrale in formato cartaceo e l’elenco dei soci ARCA aventi diritto al voto ai Comitati Elettorali Territoriali con modalità telematiche.
IV. Obblighi e dichiarazioni del FISDE
Il FISDE si impegna a:
1. Trattare i dati personali degli Interessati esclusivamente per le finalità sopra descritte e per l’esecuzione delle operazioni di cui al precedente paragrafo I lett. a) e b).
2. Trattare i dati personali degli Interessati conformemente al presente Accordo con ARCA.
3. Trattare i dati, in ogni caso, conformemente alle disposizioni del GDPR anche per quanto concerne l’adozione di adeguate misure tecniche ed organizzative volte a garantire la sicurezza del trattamento dei dati.
4. FISDE dichiara che il Comitato Elettorale Centrale, i Comitati Elettorali Territoriali, nonché i componenti dei Seggi elettorali (Presidenti e scrutatori) rientrano tra i soggetti a cui possono essere comunicati i dati di cui all’informativa generale resa ai Soci.
V. Obblighi e dichiarazioni di ARCA
ARCA si impegna a:
1. Trattare i dati personali degli Interessati esclusivamente per le finalità sopra descritte e per l’esecuzione delle operazioni di cui al precedente paragrafo I lett. a) e b).
2. Trattare i dati personali degli Interessati conformemente al presente Accordo con FISDE.
3. Trattare i dati, in ogni caso, conformemente alle disposizioni del GDPR anche per quanto concerne l’adozione di adeguate misure tecniche ed organizzative volte a garantire la sicurezza del trattamento dei dati.
4. ARCA dichiara, in accordo con FISDE, che provvederà a formalizzare e trasmettere la nomina a “Responsabili del trattamento” - ai sensi del Regolamento – al Comitato Elettorale Centrale e ai Comitati Elettorali Territoriali.
5. ARCA dichiara, in accordo con FISDE, di delegare i Responsabili del Trattamento di cui al precedente paragrafo, alla nomina ad “addetti autorizzati al trattamento”, ai sensi del Regolamento, per gli scrutatori/Presidenti di seggio.
6. ARCA, in accordo con FISDE, renderà, comunque, idonea informativa inerente il complessivo trattamento ai componenti delle Commissioni, agli scrutatori/Presidenti di seggio ed agli aventi diritto al voto ai sensi degli art. 13 e 14 del GDPR.
VI. Ripartizione delle responsabilità tra i Contitolari del trattamento
FISDE e ARCA sono titolari direttamente e in via esclusiva e nei termini descritti dal presente Accordo, delle attività di trattamento relative alle lettere a) e b) del paragrafo I.
ARCA, in accordo con FISDE, assume la responsabilità della nomina del Comitato Elettorale Centrale e dei Comitati Elettorali Territoriali, trattando essi dati personali per conto dei titolari del trattamento, in conformità all’art.4 par.8 e art. 28 del GDPR.
I Responsabili del trattamento potranno eventualmente nominare a loro volta i “sub-responsabili” e gli “addetti autorizzati al trattamento”.
VII. Referenti e punto di contatto
Le parti individuano per gli adempimenti connessi al presente accordo i responsabili della protezione dei dati (DPO) delle associazioni.
Gli interessati potranno esercitare i diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del GDPR scrivendo al seguente indirizzo e-mail: privacy@arca-enel.it che dovrà essere indicato nell’informativa che ARCA predisporrà secondo quanto previsto nel presente accordo.
L'interessato potrà, in ogni caso, esercitare i propri diritti sanciti dal GDPR nei confronti di ciascun titolare del trattamento
Il DPO di ARCA è tenuto ad avvertire senza indugio il titolare competente di ogni istanza di esercizio dei diritti suddetti.
VIII. Durata dell’accordo
Il presente accordo entra in vigore a far data dalla sottoscrizione e terminerà successivamente alla proclamazione dei risultati definitivi delle Elezioni di FISDE e ARCA.
Resta, dunque, inteso che, ove vengano presentati Reclami, il presente accordo produrrà effetti sino alla definizione dei medesimi e alla proclamazione dei risultati definitivi.
IX. Conoscenza del presente Accordo da parte degli Interessati
Il contenuto essenziale del presente Accordo tra FISDE e ARCA sarà messo a disposizione degli interessati nel sito web delle Parti.
X. Clausole finali
Le Parti dichiarano che il presente Accordo, in ogni sua parte, è stato letto, approvato e sottoscritto senza che si sia fatto uso di moduli, formulari o condizioni generali unilateralmente predisposte da una di esse, e che risultano conseguentemente inapplicabili gli articoli 1341 e 1342 c.c.
Il presente Accordo è stato firmato dalle Parti in due esemplari, uno per ciascuna Parte e ciascuna copia costituisce un originale, ed ha efficacia dalla data della sottoscrizione.
Roma, 26 marzo 2024
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FISDE
La Presidente e
legale rappresentante pro tempore
Dott.ssa Francesca Valente
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ARCA
Il Presidente e
legale rappresentante pro tempore
Mauro Cesi
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Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento europeo 679/2016 per la protezione dei dati personali.
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), in applicazione del principio di trasparenza, si forniscono le seguenti informazioni al fine di rendere consapevoli i Soci ARCA e FISDE delle caratteristiche e modalità del trattamento dei loro dati personali di cui FISDE ed ARCA sono contitolari:
a) Identità e dati di contatto
“Titolari” del trattamento sono: ARCA – Associazione Nazionale Ricreativa, Culturale e Sportiva dipendenti Gruppo ENEL (di seguito, anche ARCA), con sede in Roma, via di Villa Patrizi n. 2/b, in persona del Presidente e legale rappresentante pro tempore e FISDE – Fondo Integrativo Sanitario per i Dipendenti del Gruppo ENEL (di seguito, anche FISDE), con sede in Roma, via Nizza n. 152, in persona della Presidente e legale rappresentante pro tempore.
Ai fini dell’espletamento delle operazioni elettorali degli Organi sociali, eseguite mediante comuni Comitati Elettorali Centrale e Territoriali e Seggi Elettorali (composti da un Presidente ed un numero variabile di scrutatori), le stesse Associazioni hanno sottoscritto un accordo di Contitolarità ex art. 26 GDPR consultabile sul sito ARCA www.arca-enel.it, sezione “privacy”.
b) Dati di contatto del responsabile della protezione dei dati personali (DPO)
Le associazioni hanno designato come punto di contatto il responsabile della protezione dei dati (Data protection officer) di ARCA che è contattabile al seguente indirizzo di posta elettronica: privacy@arca-enel.it.
c) Finalità del trattamento e base giuridica
I trattamenti dei dati personali dell'interessato sono eseguiti per l’espletamento delle operazioni elettorali inerenti agli Organi sociali di ARCA e FISDE; la base giuridica del trattamento è l’esecuzione e la gestione del rapporto associativo per lo svolgimento di attività preordinate alla partecipazione associativa e l’adempimento di attività statutarie. L’eventuale trattamento di categorie particolari di dati è legittimo in quanto eseguito dalle Associazioni nell’ambito delle loro finalità.
d) Le categorie di dati
Nello svolgimento delle operazioni elettorali, i Titolari eseguono operazioni di trattamento dei dati sulle seguenti categorie di dati: dati identificativi e di contatto: quali nome, cognome codice fiscale, indirizzo e-mail, sede di lavoro.
e) Destinatari ed eventuali categorie di destinatari dei dati personali
I dati sono trattati da soggetti autorizzati al trattamento sotto la responsabilità dei Titolari per le finalità sopra riportate.
f) Trasferimento dati fuori dall’Italia
Il Titolare non trasferirà dati al di fuori dell’Italia.
g) Periodo di conservazione dei dati
I dati personali saranno conservati per il periodo necessario per il raggiungimento delle finalità suddette e, comunque, per tutta la validità del mandato degli Organi sociali eletti.
h) Diritti dell’Interessato
Si precisa che, in riferimento ai Suoi dati personali, può esercitare i seguenti diritti:
- diritto di accesso ai suoi dati personali;
- diritto di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano;
- diritto di opporsi al trattamento con conseguente esclusione del diritto di voto.
i) Reclamo
L'interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, utilizzando i seguenti canali di contatto: e-mail: garante@gpdp.it - pec: protocollo@pec.gpdp.it.
Per approfondimenti, consultare il sito istituzionale del Garante privacy www.garanteprivacy.it.
j) Fonte
I dati personali sono stati tratti dalla anagrafica degli iscritti alle Associazioni FISDE ed ARCA.
FISDE E ARCA
